Aralarında FISU 1. As Başkanı Louis Claude Gallian, FISU Genel Sekreteri Eric Saintrond, yaklaşık 30 kişilik FISU Yönetim Kurulu üyeleri, Gelişim, Daimi, ve Bayanlar Komitesi üyeleri ile çeşitli ülkelerin spor Federasyonlarından gelen konukları ağırlayacak olan Erzurum, Universiade 2011 öncesi bu büyük organizasyonda oyunlarla ilgili sunum da gerçekleştirecek. Çeşitli ülkelerden gelen Yönetim Kurulu üyeleri arasında Türkiye Üniversite Sporları Federasyoru Başkanı Kemal Tamer de bulunuyor. Heyetin Erzurum’da bulunduğu süre boyunca yapılacak toplantılarda; Erzurum’da; 2011 ve 2013 yıllarında yapılacak oyunlara ve şampiyonalara ev sahipliği yapacak ülkelerin hazırladığı raporlar sunulacak. Toplantıda, ayrıca, 2011 Erzurum Üniversite Kış Oyunları, 2011 Shenzen Üniversite Yaz Oyunları, 2013 Maribor Üniversite Kış Oyunları, 2013 Kazan Üniversite Yaz Oyunları organizasyon komitelerinin hazırlık çalışmalarını içeren raporları değerlendirecek; 2009 Üniversite Yaz Oyunları’nın ev sahibi Belgrad Organizasyon Komitesi ise oyunlara ilişkin sonuç raporunu sunacak. 2013 Kazan Yaz Üniversite Sporları’ndan gelecek Tataristan Gençlik, Spor ve Turizm Bakanı Marat BARIEV Kazan'dan gelecek ekibinin başında olacak. FISU Yönetim Kurulu Toplantısı, 13-14 Kasım 2009 tarihleri arasında Erzurum Atatürk Üniversitesi Konukevi 1 'de tüm gün boyunca gerçekleştirilirken, Gelişim, Daimi ve bayanlar Komitesi ise 12 Kasım 2009 tarihinde Polat Otel'de yapılacak.