Satışı yapılan malın farklı bir adrese nakliyesi söz konusu olduğunda düzenlenmesi gereken belgeye irsaliye adı verilir. Malı satın alan tüzel ya da gerçek kişinin adresi, satışa konu olan malın niteliği ve sevk tarihi gibi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen bilgilerin irsaliyede mutlaka bulunması gerekir.
İrsaliyenin temel amacı satışı yapılan ve alıcıya teslim edilmek üzere sevkiyatı gerçekleştirilen malın türünü ve adedini belirlemektir. Böylelikle hem satıcı hem de alıcı arasında bir anlaşmazlık yaşanması durumunda referans noktası olarak düzenlenen irsaliyeye başvurulur. Özellikle lojistik ve dağıtım süreçlerinde önemli bir role sahip olan irsaliye, malın alıcıya doğru ve eksiksiz bir şekilde ulaştığını kanıtlamanın en etkili yoludur.
e-İrsaliye ise matbu olarak düzenlenen irsaliyenin elektronik ortamda hazırlanmış şeklini ifade eder. Dijital dönüşüm kapsamında olan e-irsaliyelerin hazırlanması oldukça kolay, hızlı ve pratiktir. GİB e-Fatura sistemine dahil olan işletmelerin faydalanabilecekleri e-İrsaliye uygulamasını olduğundan daha avantajlı bir hâle dönüştüren ise e-İrsaliye düzenleme programlarıdır.
e-İrsaliye düzenleme programı ne işe yarar?
GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratörlerin sunduğu ve e-İrsaliye oluşturmayı kolaylaştıran uygulama, e-İrsaliye düzenleme programı olarak adlandırılır. Gelişmiş yazılımlara sahip olan e-İrsaliye düzenleme programları sadece irsaliye hazırlamayı değil, hazırlanan irsaliyenin elektronik ortamda alıcıya gönderilmesini ve saklanmasını da mümkün kılar.
Sahip olduğu tüm bu özellikler ile sürecin yalın ve hızlı bir hâle dönüşmesini sağlayan e-İrsaliye düzenleme programı iş yükünü hafifleterek de işletmelerin zamandan tasarruf etmesine olanak tanır. Böylelikle işletmelere, iş süreçlerinin verimliliği artırmaya yönelik destek sunar. Maliyetlerin düşürülmesi konusunda da avantaj sunan program işletmelerin kârlılığına da katkıda bulunur.
Mevzuata uygun olarak düzenli bir şekilde güncellenen e-İrsaliye düzenleme programı işletmelerin iç ve dış denetimleri sorunsuz bir şekilde atlatmalarına yardımcı olur. Herhangi bir yasal değişiklik gerçekleştirildiğinde otomatik olarak güncellenen e-İrsaliye düzenleme programı sayesinde işletmelerin sürekli olarak mevzuat değişikliklerini takip etme yükü de azalır.
ERP ve muhasebe programları ile kolaylıkla entegre edilebilen e-İrsaliye düzenleme programları işletmelerin e-Dönüşüm kapsamında gerçekleştirmeleri gereken geçiş sürecini rahat ve sorunsuz bir şekilde tamamlamalarına destek olur. Özel entegratörler sundukları e-İrsaliye düzenleme programlarıyla birlikte kullanıcıların sistemlerini verimli bir şekilde kullanabilmeleri için gereken teknik destek ve eğitim hizmetlerini de sağlar.
e-İrsaliye düzenleme programı kullanma avantajları nelerdir?
e-İrsaliye düzenleme programı kullanmak işletmelere birçok konuda avantaj sağlar. e-İrsaliye düzenleme programının sunduğu avantajlardan birkaçı şunlardır:
- e-İrsaliye hazırlama, gönderme ve saklama süreci dijital ortama taşındığı için başta kırtasiye olmak üzere işletmelerin farklı gider kalemlerinde azalma yaşanır.
- e-İrsaliye düzenleme işi daha hızlı, kolay ve mevzuata uygun olarak gerçekleştirilir.
- Düzenlenen e-irsaliyeler sistemde güvenli şekilde saklanır.
- e-İrsaliye düzenleme işlemlerini otomatize ederek insan hata payını en aza indirir.
- Kâğıt kullanımını azaltarak çevresel etkiyi minimize eder.